Datenschutz

Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist SwissInvoice.online, Betreiber Alexander Schäfer, Talackerstrasse, 8500 Frauenfeld, Schweiz.

Kontakt für Datenschutzanfragen: info@swissinvoice.online

Die Datenbearbeitung richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Soweit die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf einzelne Bearbeitungen anwendbar ist, beachten wir auch deren Vorgaben.

Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Konto- und Authentifizierungsdaten wie Name, E-Mail-Adresse und Login-Status.
• Organisations-, Team- und Rolleninformationen.
• Rechnungs-, Kunden-, Artikel-, Projekt-, Offerten-, Mahn- und Zahlungsdaten, die Nutzer in der Plattform erfassen.
• Kommunikationsdaten, etwa Support-Anfragen, E-Mail-Versanddaten und technische Zustellinformationen.
• Nutzungs- und Sicherheitsdaten wie IP-Adresse, User-Agent, Zeitstempel, Session- und Audit-Informationen. Für rechtliche Zustimmungserklärungen speichern wir IP-Adresse und User-Agent nur als Hash.
• Inhalte, die an KI- oder Transkriptionsfunktionen übergeben werden, sofern Nutzer diese Funktionen aktiv verwenden.

Die Daten werden verarbeitet, um:

• die SaaS-Plattform bereitzustellen, zu sichern und weiterzuentwickeln,
• Konten, Teams, Rollen und Berechtigungen zu verwalten,
• Rechnungen, Offerten, Mahnungen, PDFs, QR-Rechnungen und E-Mails zu erstellen,
• Stripe-Zahlungslinks und SaaS-Abonnemente abzuwickeln,
• Support, Fehleranalyse, Audit-Logs und Missbrauchsschutz zu ermöglichen,
• KI-Assistenten- und Spracheingabefunktionen bereitzustellen, sofern aktiviert,
• gesetzliche Pflichten und Nachweispflichten zu erfüllen.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Kontext zur Vertragserfüllung, zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Wahrung berechtigter Interessen an sicherem und zuverlässigem Plattformbetrieb oder auf Grundlage einer Einwilligung.

Für den Betrieb setzen wir insbesondere folgende Anbieter ein:

• Convex für Datenbank, Backend-Funktionen und Echtzeit-Synchronisierung. Die Datenhaltung ist für dieses Deployment auf EU West / Irland ausgelegt.
• Vercel für Hosting, Deployment, Edge/CDN-Auslieferung und Serverless Functions. Statische Assets können über ein globales CDN ausgeliefert werden; Server Functions werden bevorzugt in Frankfurt (`fra1`) betrieben.
• Clerk für Authentifizierung, Nutzerkonten, Organisationen und Sessions.
• Stripe für Zahlungen, Abonnemente, Zahlungslinks, Rechnungs- und Zahlungsstatus.
• Resend oder konfigurierte SMTP-Anbieter für den Versand von E-Mails.
• OpenRouter, OpenAI oder konfigurierte KI-/Transkriptionsanbieter für KI-Assistent, Spracheingabe und Transkription, sofern diese Funktionen genutzt und konfiguriert sind.

Convex-Daten werden für dieses Deployment in der EU-Region Irland verarbeitet. Vercel Functions sind auf Frankfurt konfiguriert; statische Assets und technische Metadaten können über Vercels globales Netzwerk verarbeitet werden. Je nach eingesetztem Drittanbieter, Zahlungsdienst oder KI-Anbieter kann eine Bearbeitung ausserhalb der Schweiz oder des EWR stattfinden. In solchen Fällen stützen wir uns auf geeignete vertragliche oder gesetzliche Garantien.

SwissInvoice verwendet technisch notwendige Cookies, Session-Speicher und lokale Browserspeicherung, um Login, Spracheinstellung, Sicherheit und Plattformfunktionen bereitzustellen. Wir setzen nach aktuellem Stand keine eigenständigen Marketing- oder Tracking-Cookies ein.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke, vertragliche Beziehungen, Nachweise, Sicherheit, Support, gesetzliche Pflichten oder berechtigte Interessen erforderlich ist. Rechnungs- und Buchhaltungsdaten können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Daten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff und unbefugter Veränderung zu schützen. Dazu gehören Zugriffsbeschränkungen, Authentifizierung, Transportverschlüsselung und Audit-Logs für relevante Änderungen.

Betroffene Personen können, soweit gesetzlich vorgesehen, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenherausgabe, Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen oder Widerruf einer Einwilligung verlangen. Anfragen können an info@swissinvoice.online gesendet werden.

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Funktionen, Anbieter, Rechtslage oder Datenbearbeitungen ändern. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite verfügbar.

Stand: 4. Juni 2026

Diese Datenschutzerklärung ist eine technische Erstfassung und ersetzt keine rechtliche Prüfung durch eine qualifizierte Fachperson.